Wir wollen nicht lügen: Ein Event erfolgreich zu planen, ist eine Menge Arbeit. Denn der Teufel steckt bekanntlich im Detail. Doch die gute Nachricht? Wir haben einen Leitfaden erstellt, der dir hilft, alle Details zu berücksichtigen und nichts Wichtiges zu vergessen.

Schritt 1: Zielgruppe & Botschaften

Die erste Idee für dein Event steht. Nun solltest du dir überlegen, wer deine Zielgruppe ist. Wen möchtest du erreichen, wer sollte dabei sein? Diese Fragen kannst du dir in der Regel schnell selbst beantworten. Dementsprechend kannst du Gästelisten und Einladungsmanagement definieren.

Basierend auf dieser Grundlage solltest du dir dann Gedanken über die Botschaften machen, die du mit deinem Event kommunizieren möchtest. Worum geht es, was soll in den Köpfen der Teilnehmer:innen hängen bleiben? Die hieraus resultierenden Antworten wirken sich auf Programmpunkte, Präsentation und potenzielle Give-aways für Gäste aus. Sobald dies klar ist, kannst du dich der konkreteren Ausarbeitung des Events widmen.

Schritt 2: Ablauf, Budget & externe Dienstleister?

Im zweiten Schritt kannst du dann einen groben Ablauf dokumentieren. Dabei ist es unerlässlich, schon ein Datum und einen Veranstaltungsort festzulegen. Auch das Budget sollte bereits feststehen, damit du mit den Planungen ins Detail gehen kannst.

Zudem ist es jetzt sinnvoll, darüber nachzudenken, ob du externe Dienstleister für dein Event benötigst oder alles Nötige selbst abdecken kannst. Wenn du externe Dienstleistungen benötigst – wie beispielsweise Caterer – solltest du diese bereits anfragen und in das Budget einplanen.

Schritt 3: Bewerbung

Wenn deine Veranstaltung für die breite Öffentlichkeit zugänglich ist, ist es jetzt an der Zeit, über die Bewerbung des Events nachzudenken. Im Bereich der Außenwerbung hast du hier verschiedene Möglichkeiten: Citylight Poster, Werbung in öffentlichen Verkehrsmitteln oder Werbung in Kinos sind gute Möglichkeiten, um dein Event bekannt zu machen – je nach deiner Zielgruppe sind hier unterschiedliche Kanäle ideal.

Gerade für jüngere Zielgruppen solltest du neben Außenwerbung auch an Digitalwerbung denken. Dein Event kannst du dafür zunächst kostenlos auf kultur.bz.it eintragen, um gesehen zu werden und eine digitale Plattform zu haben, auf die du für weitere Informationen verweisen kannst. Diese Plattform bietet auch einen Newsletter, in dem du dich als Top-Event aufnehmen lassen kannst und so eine große Zielgruppe erreichst. Zusätzlich empfehlen wir unseren Eventbooster, mit dem du auch mit einem überschaubaren Budget deine Sichtbarkeit in Südtirol enorm steigern und eine große Wirkung erzielen kannst.

Bei diesen Entscheidungen kann es außerdem helfen, sich von Experten beraten zu lassen, die dir auf deine Zielgruppe zugeschnittene Werbeflächen empfehlen können.

Schritt 4: Soziale Medien

Auch die Kommunikation des Events über Soziale Medien solltest du nicht vergessen. Du kannst dort schon vorab immer wieder Beiträge zu dem Thema teilen, um die Zielgruppe auf dich aufmerksam zu machen. In manchen Fällen bietet sich auch die Möglichkeit, Tickets zu verlosen und somit die Bekanntheit deiner Veranstaltung zu steigern. Diese spielerische Methode kann Interesse wecken und bietet leicht umsetzbaren Content. Außerdem solltest du die wichtige Rolle von Sozialen Netzwerken auch bei der Begleitung und Nachbereitung der Veranstaltung nicht vernachlässigen – dazu mehr unter Schritt 6.

Schritt 5: An alles gedacht?

Manchmal sehen wir den Wald vor lauter Bäumen nicht. Das bedeutet hier, dass idealerweise jemand, der nichts mit der Planung deines Events zu tun hatte, sich die Planungen in diesem Schritt von außen anschauen sollte. So kann schnell erkannt werden, ob an alles Wichtige gedacht wurde. Vier Augen sehen immer mehr als zwei.

Ebenfalls hilfreich sind dabei Checklisten, die dich auf eventuell übersehene To-Dos hinweisen können. Wir haben hier eine Checkliste zusammengestellt, die dir alle wichtigen Punkte der Eventplanung aufzeigt.

Schritt 6: Während des Events & Nachbereitung

Wenn das Event steht, ist die Arbeit noch nicht ganz getan. Deine Veranstaltung kann und sollte auch im Nachgang genutzt werden, um Material für deine Website oder soziale Netzwerke zu bieten. In diesem Schritt sollte daher schon sichergestellt werden, dass bei dem Event jemand für Fotos und Videos verantwortlich ist. Dies eignet sich besonders gut, wenn das Event wiederkehrend ist – so kann das Material schon für die Bewerbung der nächsten Veranstaltung genutzt werden.

Falls du an dieser Stelle professionelle Unterstützung gebrauchen kannst, bietet es sich an, mit STOL on Tour einen STOL-Fotograf für dein Event zu buchen, der sich um die Nachberichterstattung für dich kümmert. In Form einer Bildergalerie auf STOL bleibt deine Veranstaltung so bestmöglich in Erinnerung und wird auch für alle zugänglich, die nicht dabei sein konnten.  

Step 7: Last but not least – Zurücklehnen und Vorfreude genießen

Wenn du hinter all diese Punkte einen Haken machen konntest, kann (fast) nichts mehr schief gehen und dein Event wird sicher zu einem Erfolg. Jetzt kannst du dich zurücklehnen und auf dein Event freuen!

Unsere Experten beraten dich gerne bei der Bewerbung deiner Veranstaltung.