Non vogliamo mentire: pianificare un evento con successo richiede molto lavoro. Il diavolo, come  ben si sa, sta nei dettagli. Ma la buona notizia? Abbiamo creato una guida che ti aiuterà a considerare tutti i dettagli e a non dimenticare nulla di importante.

Passo 1: Target & Messaggi

Hai la prima idea per il tuo evento. Ora dovresti pensare a chi è il tuo target. Chi vuoi raggiungere, chi dovrebbe partecipare? Di solito è facile rispondere a queste domande. Dopo puoi definire le liste degli ospiti e la gestione degli inviti.

Sulla base di questa premessa, dovresti poi pensare ai messaggi che vuoi comunicare con il tuo evento. Di cosa si tratta, cosa vuoi che rimanga impresso nella mente dei partecipanti? Le risposte a queste domande influenzeranno i punti del programma, le presentazioni e i potenziali gadget per gli ospiti. Una volta chiarito questo, puoi dedicarti alla stesura più concreta dell'evento.

Passo 2: Svolgimento, Budget & Fornitori esterni?

Nel secondo passo, puoi documentare un piano generale dello svolgimento. È indispensabile fissare già una data e un luogo dell'evento. Anche il budget dovrebbe essere già definito, in modo da poter pianificare i dettagli.

Inoltre, ora è utile pensare se hai bisogno di fornitori esterni per il tuo evento o se puoi coprire tutto il necessario da solo. Se hai bisogno di servizi esterni – come ad esempio catering – dovresti già richiederli e pianificarli nel budget.

Passo 3: Promozione

Se il tuo evento è aperto al pubblico, è il momento di pensare alla promozione. In ambito pubblicitario hai diverse opzioni: Citylight Poster, pubblicità sui mezzi pubblici o nei cinema sono buone possibilità per far conoscere il tuo evento – a seconda del tuo target, canali diversi possono essere ideali.

Per i target più giovani devi considerare anche la pubblicità digitale. Puoi iniziare registrando il tuo evento gratuitamente su kultur.bz.it, per essere visibile e avere una piattaforma digitale su cui rimandare per ulteriori informazioni. Questa piattaforma offre anche una newsletter in cui puoi essere inserito come top-event, raggiungendo così un ampio pubblico. Inoltre, ti consigliamo il nostro Eventbooster, che con un budget contenuto può aumentare enormemente la tua visibilità in Alto Adige e avere un grande impatto.

In queste decisioni può essere utile anche consultare esperti, che ti possono consigliare spazi pubblicitari mirati per il tuo target.

Passo 4: Social Media

Non dimenticare la comunicazione dell'evento sui social media. Puoi condividere periodicamente post sull'argomento per attirare l'attenzione del tuo target. In alcuni casi, puoi anche organizzare concorsi per biglietti per aumentare la notorietà del tuo evento. Questo metodo ludico può suscitare interesse e offre contenuti facilmente realizzabili. Inoltre, non dovresti trascurare il ruolo importante dei social network durante e dopo l'evento – di più nel passo 6.

Passo 5: Hai pensato a tutto?

A volte non vediamo il bosco per colpa degli alberi. In questo caso, significa che idealmente qualcuno che non ha avuto a che fare con la pianificazione del tuo evento dovrebbe esaminarla dall'esterno. In questo modo, si può vedere rapidamente se si è pensato a tutto l'importante. Quattro occhi vedono sempre meglio di due.

Anche le liste di controllo possono essere utili, segnalando eventuali compiti trascurati. Per questo abbiamo preparato una checklist che mostra tutti i punti importanti della pianificazione di un evento.

Passo 6: Durante l'evento & Follow-up

Quando l'evento è in corso, il lavoro non è ancora del tutto terminato. Il tuo evento può e deve essere utilizzato anche dopo per fornire materiale per il tuo sito web o i social network. In questo passo, dovresti già assicurarti che qualcuno sia responsabile delle foto e dei video durante l'evento. Questo è particolarmente utile se l'evento è ricorrente – così puoi già utilizzare il materiale per promuovere il prossimo evento.

Se a questo punto hai bisogno di supporto professionale, ti suggeriamo di prenotare un fotografo di STOL on Tour per il tuo evento, che si occupi del follow-up per te. Sotto forma di una galleria di immagini su STOL, il tuo evento rimarrà così nella memoria e sarà accessibile a tutti, anche a chi non ha potuto partecipare.

Passo 7: Last but not least – Rilassati e goditi l'attesa

Se sei riuscito a spuntare tutti questi punti, (quasi) nulla può andare storto e il tuo evento sarà sicuramente un successo. Ora puoi rilassarti e attendere con gioia il tuo evento!

I nostri esperti ti consigliano volentieri per promuovere il tuo evento.